En bref
- Un service cloud est un outil auquel on accède via internet. Les outils qu’utilisent les TPE, artisans et commerçants sont majoritairement des outils « SaaS » (Software as a Service), prêts à l’emploi, sans hébergement ni maintenance à gérer.
- Vous utilisez déjà probablement au quotidien différents services cloud : messagerie professionnelle, outil de stockage de fichiers en ligne, caisse connectée, logiciel de facturation ou encore solution de téléphonie cloud.
- Ces outils permettent de travailler de partout, de fluidifier le travail en équipe, sans avoir à gérer de contraintes techniques.
- Pour profiter au mieux de ces services cloud, appuyez-vous sur une connexion internet fiable et sécurisez vos accès. Faites régulièrement le point sur vos abonnements pour maîtriser vos coûts IT.
Quel est le point commun entre un artisan qui envoie un devis entre deux chantiers et un salon de coiffure qui propose la prise de rendez-vous en ligne ? Dans les deux cas, il y a probablement un service cloud derrière. Ces outils se sont taillé une place de choix dans le quotidien des professionnels. Que met-on concrètement derrière « services cloud » ? Quels services peuvent vous être vraiment utiles au quotidien ? On vous montre.
Qu’est-ce qu’un service cloud ?
Un service cloud est un outil hébergé sur internet. On accède à ce service via internet, depuis un navigateur ou une application, et on l’utilise sans avoir à gérer soi-même toute l’infrastructure technique qu’il y a derrière. La mise à disposition de ces services a été rendue possible par l’essor du « cloud computing ».
Vous utilisez déjà au quotidien des services cloud, sans forcément les appeler ainsi.
- Un agenda synchronisé : vous l’alimentez tantôt sur votre PC, tantôt sur votre smartphone, et il est toujours à jour, peu importe l’appareil à partir duquel vous le consultez. Les données sont mises à jour en temps réel.
- Un espace de stockage et de partage de fichiers en ligne : vous accédez à vos fichiers quand vous voulez, vous les partagez avec des membres de votre équipe et avec des clients.
- Un logiciel de facturation : vous l’utilisez à tout moment, pas uniquement quand vous êtes au bureau devant votre ordinateur.
- Un outil de téléphonie cloud : vous avez configuré des transferts d’appel depuis votre fixe vers votre mobile.
Quels sont les 3 types de services de cloud ?
Il existe 3 grands types de services cloud : Infrastructure as a Service, Platform as a Service et Software as a Service, ce dernier modèle étant celui où les utilisateurs ont le moins de choses à gérer. Mieux vaut les connaître.
Infrastructure as a Service (IaaS)
Avec le modèle IaaS, une entreprise loue des ressources informatiques chez un fournisseur cloud (les serveurs et de la puissance de calcul nécessaires pour faire tourner une application, par exemple). Tout le reste (l’installation des logiciels, la configuration, la maintenance) est géré par l’entreprise elle-même.
Platform as a Service (PaaS)
Le modèle « Platform as a Service » s’adresse quant à lui plutôt aux développeurs et programmeurs. Il fonctionne sous forme de plateforme clé en main leur permettant de créer, tester, déployer et faire tourner leurs applications, sans avoir à prendre en charge toute l’infrastructure nécessaire (la configuration des serveurs, par exemple).
L’éditeur du logiciel de facturation que vous utilisez au quotidien fait probablement appel à ce genre de modèle pour faire tourner son logiciel. Vous n’utiliserez donc pas directement ce modèle de cloud, mais il est toujours bon de savoir comment fonctionnent nos outils.
Software as a Service (SaaS)
Nous voilà au SaaS, le type de service cloud le plus intéressant pour vous ! L’expression « Software-as-a-Service » désigne un logiciel prêt à l’emploi, accessible depuis un navigateur internet ou une application. En tant qu’utilisateur d’un outil SaaS, vous n’avez pas à gérer l’hébergement ou la maintenance de l’outil.
Exemple : le salon d’esthétique qui prend des rendez-vous en 24/7
Une cliente qui se décide enfin à réserver son soin du visage au moment d’aller se coucher ? C’est possible avec le bon logiciel ! À toute heure du jour ou de la nuit, cette cliente peut choisir son créneau en ligne, en quelques clics. Dans la foulée, l’outil lui envoie un SMS de confirmation, et un SMS de rappel la veille du rendez-vous. Toute la configuration a été effectuée en amont en fonction des besoins spécifiques du salon.
De son côté, le gérant du salon consulte le planning de rendez-vous depuis son PC ou son smartphone. Il définit lui-même les règles de fonctionnement spécifiques à son établissement (horaires d’ouverture, durée des prestations, etc.), mais il n’a pas à gérer le fonctionnement technique de l’outil.
Quels sont les services cloud incontournables pour les pros ?
Inutile de multiplier les services et les abonnements. Quelques services cloud bien choisis couvrent l’essentiel des besoins des professionnels.
Les outils collaboratifs et de relation client
Messagerie professionnelle, outils de stockage et de partage de fichiers en ligne… Ces outils sont indispensables pour collaborer au quotidien, même dans les plus petites équipes.
Comment font deux collègues pour travailler au même moment sur le même tableau de suivi des commandes et que chacun puisse accéder aux modifications en temps réel ? Ils utilisent un service cloud. Un photographe qui envoie à son client les photos de son dernier shooting avec un lien vers un album photo en ligne plutôt que par e-mail ? Ici aussi, il utilise un service cloud.
La téléphonie cloud
Pilier de la relation client, la téléphonie s’est elle aussi transformée sous l’effet du cloud. Pour le plus grand plaisir des professionnels qui utilisent ces solutions au quotidien. Un restaurant qui bascule automatiquement les appels vers un message d’accueil et un site de réservation pendant le coup de feu ? Un artisan du BTP qui redirige les appels de son fixe vers son mobile lorsqu’il est sur un chantier ? Dans les deux cas, une solution de téléphonie cloud est derrière.
Les logiciels de gestion en SaaS
Créer des devis, envoyer des factures, gérer les plannings, suivre les ventes… il existe des logiciels SaaS pour à peu près tout, et les pros ne se privent pas de les utiliser. Si l’on devait en retenir seulement deux réellement essentiels ?
- Le logiciel de facturation qui tient dans la poche. Très pratique pour les artisans qui se déplacent sur des chantiers. Créer un devis sur sa tablette quand on est chez son client, lui faire signer électroniquement une fois qu’il l’a validé, puis transformer ce devis en facture en seulement quelques clics… ça change la relation client, et ça fait surtout gagner un temps fou.
- La caisse connectée. Consulter ses ventes chaque soir et l’état de ses stocks depuis son smartphone, même quand on a quitté la boutique, ça rassure.
Pas encore convaincu par le fait que les services cloud fluidifient le quotidien des professionnels ? Ceux qui y sont passés ont pourtant des arguments massue…
Vous pouvez travailler de partout : au bureau, en boutique, chez un client, chez vous, à l’étranger… Un appareil et une connexion internet suffisent. Certains outils fonctionnent même en mode « hors ligne ».
Le travail en équipe devient plus simple. Tout le monde accède aux mêmes informations, mises à jour en temps réel.
Vos coûts IT sont prévisibles. Les outils SaaS fonctionnent à l’abonnement. Cela signifie que vous avez une ligne claire prévue pour cela sur votre budget, et pas de mauvaise surprise.
Vous êtes libéré d’une bonne partie des contraintes IT. Pas de serveur à configurer, pas de logiciel à installer. Vous avez besoin d’un nouvel outil ? Il est disponible dès que vous avez souscrit l’abonnement.
Comment bien utiliser les services cloud ?
Dotez-vous d’une connexion internet fiable
Les services cloud fonctionnent sur la base d’une connexion internet stable et performante. Vous utilisez une caisse connectée ? Prévoyez une connexion de secours, capable de prendre le relais en cas de coupure internet. D’expérience, on sait tous que les coupures internet ne tombent jamais au bon moment…
Sécurisez l’accès à vos services
Les services cloud sont essentiels à votre activité et contiennent bon nombre de fichiers et de données sensibles : fichiers clients, factures, etc.
- Utilisez un mot de passe différent pour chaque service que vous utilisez.
- Activez la double authentification lorsque c’est possible. En plus du mot de passe, vous devrez saisir un autre code pour accéder au service (un code reçu par SMS ou un code généré par une application). Même si votre mot de passe fuite, votre compte restera protégé.
- En dehors du bureau, n’utilisez pas les réseaux WiFi publics.
Maîtrisez vos coûts IT
Les abonnements aux services cloud sont prévisibles, mais attention aux abonnements pour des outils que vous n’utilisez pas ou plus. Faites régulièrement le point sur vos abonnements : un outil que plus personne n’utilise car vous avez changé d’outil, une licence restée active après le départ d’un collaborateur, deux outils qui font sensiblement la même chose… Pensez par exemple à bien supprimer les abonnements lors d’un départ.
Vos questions sur les services de cloud computing
Est-ce que le stockage en ligne est gratuit ?
La plupart des grands services de stockage de fichiers en ligne proposent une offre gratuite de plusieurs Go de stockage pour démarrer. Utiles pour stocker quelques documents, ces offres gratuites peuvent s’avérer insuffisantes pour un usage professionnel.
D’autre part, les offres gratuites sont avant tout pensées pour un usage personnel, et pas professionnel. Les offres professionnelles fonctionnent à l’abonnement, en général par utilisateur et par mois. Elles incluent notamment davantage d’espace de stockage (sous différentes formules) et des fonctionnalités supplémentaires.
Est-ce que le stockage en ligne est illimité ?
Non. Les abonnements proposés par les fournisseurs de services de stockage en ligne fixent tous un plafond (plusieurs To). Une fois la limite atteinte, il faut faire du tri dans ses documents ou opter pour une formule supérieure. La plupart des services permettent d’ajouter de l’espace en quelques clics (et en sortant sa carte bancaire), sans changer d’outil. Un réflexe pour gagner de la place sur son espace de stockage : supprimer les doublons et les vieilles versions des fichiers, en particulier les photos HD et les vidéos.
Quel est le meilleur service cloud ?
Impossible de répondre à cette question. Tout dépend du besoin de votre entreprise : améliorer le processus et le suivi de la facturation, professionnaliser l’accueil téléphonique et faire diminuer le nombre d’appels manqués, faciliter la collaboration entre les différents membres de l’équipe, etc.
Cloud Service Provider (CSP) ou Managed Service Provider (MSP), quelle différence ?
Si jamais vous croisez ces deux termes dans votre recherche d’un service cloud, sachez simplement qu’ils désignent deux typologies d’acteurs différents :
Le Cloud Service Provider est le fournisseur du service cloud. C’est l’entreprise qui édite le logiciel ou héberge vos données (comme Microsoft, Google ou l’éditeur de votre logiciel de gestion). Il met l’outil à votre disposition, mais ne gère pas votre informatique au quotidien.
Le Managed Service Provider est un prestataire informatique qui gère vos outils à votre place. Il sélectionne les solutions cloud adaptées à votre activité, configure vos accès, sécurise vos données et assure le support technique quand vous avez un problème.
En clair : le CSP fournit l’outil, tandis que le MSP s’assure qu’il fonctionne au sein de votre entreprise. Si vous n’avez pas d’expert informatique, passer par un MSP peut simplifier la mise en place, mais avec des coûts de service supplémentaires.
