Sécurité numérique : les notaires face à de nouvelles menaces

Les études notariales s’appuient de plus en plus sur des outils numériques pour produire, échanger et conserver des actes à forte valeur juridique et financière. Cette évolution expose les notaires à des menaces ciblées qui visent autant l’identité des acteurs que la confidentialité des échanges et l’intégrité des documents. Face à ces risques, la sécurisation des pratiques repose sur une combinaison cohérente de dispositifs techniques et d’une organisation interne adaptée.

L’étude notariale : cible de choix pour les pirates

Données financières, juridiques, personnelles… La caverne d’Ali Baba du hacker

Les études notariales occupent une position centrale pour les entreprises comme pour les particuliers. Leur activité repose sur la production et la conservation d’actes dont les implications financières et juridiques sont significatives pour les parties concernées.

Cette concentration d’informations sensibles attire des attaquants rompus aux techniques frauduleuses, en quête de données personnelles exploitables à des fins de fraude ou de revente. Un dossier de vente immobilière rassemble ainsi les identités des parties, les informations sur les comptes bancaires, les modalités financières de l’opération et le calendrier des virements.

La gestion quotidienne de ces informations implique l’usage d’outils numériques et de postes de travail connectés, ce qui élargit la surface d’exposition aux risques. Un accès insuffisamment sécurisé ou une configuration inadaptée peuvent suffire à créer des failles de sécurité numérique et compromettre l’ensemble du système d’information.

« Bonjour, merci d’ajouter ce RIB pour le virement »

Les attaquants tirent parti du haut niveau de confiance associé à la fonction notariale afin d’usurper l’identité d’un professionnel ou d’un client. Ces manœuvres visent à déclencher des opérations frauduleuses, en particulier lors de transactions immobilières ou de successions impliquant une entreprise ou un particulier.

Un cas fréquent consiste à imiter l’adresse email d’un notaire ou d’un collaborateur afin d’envoyer un faux message demandant la modification d’un RIB avant un virement. Le message s’insère dans un échange réel, ce qui rend la fraude difficile à détecter sans mécanisme d’authentification renforcé, tel que la double authentification.

Les échanges électroniques entre l’étude, les clients et les partenaires constituent une autre cible privilégiée. Une compromission permet d’intercepter, de modifier ou de retarder des informations critiques, avec des conséquences directes sur la validité des opérations en cours. Par exemple, le piratage d’une messagerie professionnelle peut permettre à un tiers de suivre les discussions liées à un acte, d’anticiper une signature ou d’exploiter des informations confidentielles pour exercer une pression sur l’une des parties, y compris lorsqu’il s’agit d’une entreprise.

Quelles lois et obligations réglementaires spécifiques en matière de numérique ?

Les études notariales sont soumises au RGPD (Règlement général sur la protection des données) qui impose une sécurisation rigoureuse des données personnelles, dont la violation peut engager l’étude bien au-delà des simples amendes administratives. Le Code de déontologie des notaires impose en effet un secret professionnel « général et absolu » qui couvre l’intégralité des échanges dématérialisés.

Une faille de sécurité due à une négligence pourrait être qualifiée de violation du secret professionnel.

Pour garantir la force probante des actes, le règlement européen eIDAS encadre également l’usage de la signature électronique qualifiée. Concrètement, cela permet de signer des contrats à distance avec une forte valeur probante, sans devoir démontrer la fiabilité du procédé en cas de litige. Il faut pour cela recourir à des prestataires de confiance qualifiés, mettre en place des processus de gestion des identités et assurer la conservation sécurisée des preuves de signature et des documents signés.

Enfin, la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (LCB-FT), impose l’utilisation d’outils spécifiques, comme des dispositifs de vérification d’identité à distance certifiés (PVID). Concrètement, il peut s’agir de solutions comme IDnow ou Ubble qui permettent de vérifier à distance l’identité d’un client via un contrôle de pièce d’identité, une capture vidéo ou une comparaison biométrique.

Quelles solutions pour renforcer la sécurité des actes numériques ?

L’authentification électronique : le contrat de confiance

Les mécanismes d’authentification électronique constituent la base de la fiabilité des actes numériques. Ils permettent de vérifier de manière certaine l’identité des professionnels et des signataires, tout en garantissant que chaque intervention sur un dossier est réalisée par une personne dûment habilitée.

Le recours à des dispositifs combinant certificats électroniques et double authentification limite significativement les risques de falsification et d’usurpation d’identité, en particulier dans un contexte d’échanges dématérialisés.

Dans la pratique quotidienne d’une étude, l’utilisation de certificats électroniques individuels permet d’associer chaque signature et chaque action à un notaire ou à un collaborateur clairement identifié. Ces mécanismes sont intégrés aux outils métiers et aux plateformes d’échange utilisées par la profession.
Des services comme Quai des Notaires ou FoxNot reposent sur des accès authentifiés et des profils utilisateurs distincts, ce qui permet de tracer précisément qui a déposé, consulté ou validé un document. En cas de contestation, cette traçabilité permet de reconstituer l’origine d’un acte et les conditions de sa production, apportant un élément factuel déterminant sur le plan juridique.

Comment protéger son identité numérique sur internet ?

Pour se protéger efficacement contre la fraude et l’usurpation, il est essentiel de maîtriser les modalités de partage de son identité numérique. Dans le cadre notarial, il n’est pas possible de réduire fortement les informations transmises, mais il est recommandé de les échanger exclusivement via des plateformes sécurisées et des canaux authentifiés. La vérification régulière des accès aux outils utilisés, ainsi que le contrôle des demandes sensibles par un canal distinct, permettent de détecter plus rapidement une anomalie et de limiter les tentatives de fraude.

Comment assurer la protection des documents grâce au chiffrement ?

Le chiffrement des documents et des communications garantit que seuls les destinataires autorisés peuvent accéder au contenu des actes et des pièces échangées. Il répond directement aux risques d’interception ou de consultation non autorisée, que les données soient en transit ou stockées au sein des systèmes de l’étude.

Concrètement, les plateformes utilisées par les notaires intègrent nativement ces mécanismes. Des solutions comme SecureECHANGE de NotaSolutions, ou des coffres-forts numériques tels que LeCoffre.io, chiffrent les fichiers transmis aux clients, aux établissements bancaires ou à d’autres études. En cas de détournement d’un message ou d’accès frauduleux à un compte, les documents restent inexploitables. De la même manière, le chiffrement des espaces de stockage et des bases de données internes limite l’impact d’une compromission des serveurs, en protégeant les informations à forte valeur juridique et financière.

L’hygiène informatique de l’ANSSI intégrée aux pratiques de l’étude notariale

De manière générale, la cybersécurité d’une étude notariale repose aussi, comme pour toute organisation, sur le respect des bonnes pratiques dictées par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) en matière d’hygiène informatique.

• La segmentation du réseau consiste à isoler les postes de travail, les serveurs et les accès externes, comme le WiFi invité, ou les services cloud. En pratique, cette séparation est mise en place grâce à des réseaux logiques distincts ou à des règles de filtrage internes, qui limitent les échanges entre ces environnements et empêchent qu’un incident sur un poste ou un accès externe ne se propage à l’ensemble du système d’information.

Ainsi, lorsqu’une éventuelle contamination survient sur un ordinateur, elle reste cantonnée à une zone limitée et ne compromet pas l’ensemble du système d’information, ni l’accès aux données personnelles des clients. 

• La gestion des droits d’accès joue un rôle tout aussi essentiel. Concrètement, il s’agit de créer des comptes individuels pour chaque collaborateur et d’attribuer des droits d’accès et des niveaux de permissions en fonction de son rôle, plutôt que d’utiliser des comptes partagés. Un contrôle régulier des autorisations permet ensuite de retirer les accès devenus inutiles, notamment lors d’un changement de poste ou d’un départ, afin de limiter les risques d’erreur ou d’utilisation abusive.
• La protection des postes de travail est une ligne de défense importante contre les logiciels malveillants et les tentatives d’intrusion. Les antivirus et pare-feu constituent une base utile, mais ils ne suffisent plus face à des menaces numériques ciblées et évolutives.

Les études notariales ont intérêt à compléter ces outils par un EDR (Endpoint Detection and Response), capable de détecter des comportements anormaux sur les postes de travail, même lorsqu’il s’agit d’un virus inconnu. 

• Ultime rempart contre la perte de données, la mise en place de sauvegardes régulières est impérative. En cas d’attaque par rançongiciel (ransomware) paralysant le système, une sauvegarde « hors ligne » (non connectée au réseau) est souvent le seul moyen de restaurer l’activité sans céder au chantage des cybercriminels. Pour garantir l’intégrité des actes, l’étude doit appliquer la règle d’or du « 3-2-1 » : trois copies des données, sur deux supports différents (un disque dur externe et un service de stockage cloud par exemple), dont une conservée hors site.

Pourquoi la formation en cybersécurité est-elle indispensable dans une étude notariale ?

Enfin, la sécurité dépend avant tout de vos pratiques internes. Pour verrouiller l’accès aux données de votre étude, deux réflexes sont impératifs : l’utilisation de mots de passe complexes* et distincts pour chaque outil, ainsi que la mise à jour régulière des systèmes d’exploitation. Ces gestes simples constituent le premier rempart contre les intrusions et les risques de piratages.

La formation et la sensibilisation des notaires et de leurs collaborateurs à la cybersécurité est également le meilleur moyen d’identifier les menaces numériques du quotidien, comme l’hameçonnage (ou phishing en anglais), d’avoir les bons réflexes et les bonnes pratiques en cas de doute sur l’identité d’une personne, et de réduire les erreurs humaines, qui restent l’une des principales causes d’incidents de sécurité dans les entreprises.

Ce qu’il faut retenir

• Les études notariales et les données sensibles qu’elles manipulent sont des cibles de choix pour les pirates.
• Les notaires sont soumis à des obligations réglementaires mais aussi à un code déontologique dans leur usage des outils numériques.
• La sécurité numérique et la conformité passent à la fois par l’utilisation de solutions robustes, l’adoption de bonnes pratiques et la formation des collaborateurs.

*12 caractères minimum incluant majuscules, minuscules, chiffres et symboles.

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